RAPPORT AUDIT INTERNE ADECOP 2008
Action pour le développement de communautés paysannes
« ADECOP asbl »
Siège : Cité d’Uvira, Avenue Authenticité n° 7
Quartier : ROMBE I
E-mail :adecopasbl2@yahoo.fr
| RAPPORT D’AUDIT INTERNE ADECOP asbl DECEMBRE 2008 |
PLAN DE TRAVAIL
Introduction
Audit Administratif
Outils de gestion administrative
Gestion du personnel
Audit Programmatique
Suivi du planning d’activités
Rapportage des activités
Audit Financier et comptable
Comptabilité
Caisse
Etats financiers annuels
Recommandation et Conseils
Conclusion
Introduction
Action pour le Développement des Communautés Paysannes « ADECOP » en sigle est une association sans but lucratif ayant son siège social à UVIRA et dont le rayon d’action s’étend sur la province du Sud Kivu en générale et en particulier la plaine de la RUZIZI ; les moyens et les hauts plateaux d’UVIRA, ITOMBWE (MWENGA), FIZI et les périphéries de la ville de Bukavu.
L’objet social de l’ADECOP est de (d’) :
- Accompagner les paysans dans la lutte cotre l’ignorance et la pauvreté ;
- Contribuer à la santé communautaire et la lutte contre le VIH SiDA ;
- Participer à la prévention et la résolution pacifique des conflits pour une culture de paix ;
- Contribuer à la protection de l’environnement et la conservation de la nature ; et ;
- Intervention en urgences et la réhabilitation des infrastructures.
Pour réaliser sont objet social l’ADECOP intervient dans les domaines ci- après :
- La sécurité alimentaire ;
- La santé, eau et assainissement
- Education communautaire et pacification ;
- Protection et restauration de l’environnement ;
- Les urgences et la réhabilitation des infrastructures.
Audit Administratif
Outils de gestion administrative
ADECOP fonctionne sur autorisation des autorités tant locales, provinciales et nationales, par respectivement les documents dont les numéros suivent :
- N° JUST.GS/20/420/2004 du ministère de la justice / Secrétariat Général/2ème Direction chargée des cultes, association et ONGs ;
- N° JUST.GS112/S-KV/1150/2002 de la division provinciale de la justice du Sud Kivu;
- N°150/023/F.9/INSP/DR/TER-UV/2003 de l’inspection territoriale de développement rural d’UVIRA ;
- N°25416/325/ZSR/BC/2004 de la Zone de santé Rurale d’UVIRA;
- N°17 de la Zone de Santé Rurale de LEMERA ;
Les outils administratifs et financiers de l’ADECOP disponible sont :
- Les statuts ;
- Le R.O . I ;
- Le règlement administratif ;
- Le règlement Financier et de crédits ;
- Le job description des ages
Gestion du personnel
| Orsdre | Désignation | Effectif | Temps plein | Temps partiel |
| 01 | Coordination des activités | 1 | 1 |
|
| 02 | Programmes et animation | 3 | 1 | 2 |
| 03 | Administration& Finances | 1 | 1 |
|
| 04 | Promotion Féminine | 3 |
| 3 |
| 05 | Sécurité Alimentaire envir | 1 |
| 1 |
| 06 | Santé Communautaire | 1 |
| 1 |
|
| TOTAL | 10 | 4 | 6 |
Audit Programmatique
Suivi du planning d’activités
Le document de planification existe pour cette année, il est suivi par le coordinateur et chargé de programmes.
Nous remarquons un peu de relâchement dans la reherche des bailleurs de fonds, la conceprion des projets à soumettre aux potentiels partenaires.
La non maitrise de certains agents dans la gestion programmatique est une difficulté majeur aujourd’hui au sein du bureau de coordination.
Rapportage des activités
Les rapports d’activités sont produits annuellement. Sont disponible au niveau du bureau les rapports de 2004, 2005, 2006, 2007 celui de 2008est encore une ébauche.
Audit Financier et comptable
Comptabilité
Le bureau de coordination utilise une comptabilité conforme à la nomenclature du plan comptable congolais.
La coordination utilise l’informatique dans la tenue de sa comptabilité,
Le classement des pièces justificatives suit l’ordre chronologique pour les dépenses financées par les contributions des membres. Les dépenses des projets suivent les exigences des bailleurs des fonds (UNICEF, ACT)
Caisse
La tenue de la caisse, se fait par monnaie. Il y a deux livres de caisse, l’un en franc congolais et l’autre en dollars américains.
Les contrôles des caisses se font périodiquement (Une fois par semaine)
Etats financiers annuels
La situation de ADECOP pendant que nous réalisons cet audit se présente de la manière suivante :
a) Tableau d’exploitation au 01 décembre 2008
| Chargés réalisées | Montant en $ | Recettes réalisées | Montant en $ |
| Fourniture de bureau | 178 | Cotisations BG | 50 |
| Transport et voyage | 250 | Contributions spéciales | 9850 |
| Loyer bureau | 220 | Consulting | 200 |
| Salaire du personnel | 120 | Subvention UNICEF | 48481 |
| Activités assainissement | 46643 | Subvention ACT | 6000 |
| Assistance Humanitaire | 5400 |
|
|
| Total | 64941 | Total | 64941 |
b) Situation du patrimoine ADECOP au 01 décembre 2008
| Ordre | Désignation | Nombre | Valeur en $ |
| 01 | Table bureau | 2 | 100 |
| 02 | Table simple | 1 | 20 |
| 03 | Chaise canées | 5 | 15 |
| 04 | Etagère en bois | 3 | 180 |
| 05 | Classeurs | 10 | 50 |
| 06 | Perforateur | 1 | 5 |
| 07 | Agrafeuse | 1 | 3 |
| 08 | Ordinateurs de bureau | 2 | 800 |
|
| TOTAL |
| 1173 |
Recommandation et Conseils
A l’issu de notre audit interne, nous recommandons et conseillons à l’équipe de coordination les éléments suivants :
- Le dossier du personnel doit être mis à jour
- Chaque agent à temps plein et partiel doit avoir un dossier complet à l’administration de l’organisation
- Les cahiers de charge des agents doivent être mis à jour
- Les contrats de travail et les autres correspondances avec les agents doivent être classés avec les autres documents des agents
- Les programmes de congé annuel du personnel doit être affiché dans le bureau après discussion
- Les photocopies des pièces justificatives envoyées aux bailleurs de fonds doivent être classées dans les classeurs par bailleur
- La caissière et le comptable doivent être renforcés sur la tenue de la comptabilité assistée par ordinateur avec les logiciels disponibles au niveau de la maison
- De tenir les bons de sortie et entrée caisse pour chaque monnaie
- Les livres de caisse doivent être contrôlés à la fin de chaque jour par le comptable
- Mettre en place un plan comptable budgétaire (dont l’imputation revoie aux lignes budgétaires des projets ou du budget annuel de ADECOP)
Conclusion
En conclusion, nous pensons que l’équipe de coordination est entrait de faire un effort vers l’amélioration de la gestion de l’organisation. Les conseils et recommandations formulés dans ce rapport d’audit nécessite un plan de renforcement de la capacité permanente des agents, du fait que nous observons une mobilité des agents par modicité des disponibilités financière.
Fait à UVIRA, le 5 décembre 2008
Pour la commission d’Audit Interne ADECOP
ALUMA KITAMBALA Armand